Legal Assistant (all genders)

Was ist Glow25?

Hey! Wir sind Glow25 – ein dynamisches, stark wachsendes Beauty & Well Aging Unternehmen aus Berlin. Unsere Mission ist es, Glow-Momente zu schaffen und unsere Kund:innen zu empowern, ihre Schönheit und ihr volles Potenzial zu entfalten.

Wir sind vielleicht etwas voreingenommen, aber wir finden, dass es wirklich Spaß macht, mit uns zu arbeiten. Wir sind ein remote-first-Team (unsere Teammitglieder arbeiten derzeit über ganz Deutschland verteilt), dem es wichtig ist, trotz der räumlichen Distanz tiefe Bindungen zueinander aufzubauen und vor allem viel Spaß bei der Arbeit zu haben.

Und jetzt kommst du ins Spiel! Wir wachsen weiter stark und suchen emphatische, smarte, resiliente und wertegetriebene Kolleg:innen, die uns mit ihrem Wissen und ihrer ganz eigenen Persönlichkeit unterstützen, denn wir haben Großes vor und möchten, dass auch du dein Bestes geben kannst!

In diesem Bereich brauchen wir Deine Unterstützung:

Keine Lust auf Zwangsvollstreckung und staubige Behördenkorrespondenz?
Dann komm zu uns als Legal Assistant (all genders) und sei die zentrale Stütze beim Aus- und Aufbau unserer Rechtsabteilung! Du hilfst, parallel zum Unternehmenswachstum klare Strukturen zu schaffen, Prozesse zu digitalisieren und die Kommunikation mit internen sowie externen Stakeholdern zu optimieren. Dein Beitrag stellt sicher, dass notwendige Dokumentationen und Abläufe stets reibungslos funktionieren. Hier kannst du mit deiner Mischung aus handwerklichem Können, beruflicher Erfahrung, Motivation und Teamspirit wirklich etwas bewegen.
Du bist genau richtig bei uns, wenn du Rechtsanwaltsfachangestellte:r bist – oder eine kaufmännische Ausbildung bzw. ein Grundstudium absolviert hast und mit deinen Fähigkeiten sowie deiner Erfahrung überzeugen kannst.

Das sind deine Hauptverantwortlichkeiten:

• Prozesse und Compliance: Du unterstützt beim Aufbau und der Optimierung interner Prozesse, hilfst bei der Umsetzung von Compliance-Vorgaben und pflegst interne Richtlinien. Außerdem überwachst du rechtliche Verpflichtungen und Fristen.
• Dokumentenmanagement: Du erstellst und verwaltest Dokumente wie Verträge, Korrespondenz und Berichte. Zudem kümmerst du dich um die Pflege und Organisation von Akten sowie die Verwaltung von Standardverträgen, einschließlich der Nachverfolgung von Vertragsunterzeichnungen und Fristen. Du kümmerst Dich ebenfalls um die Pflege der Legal-Inhousedatenbanken.
• Administrative Unterstützung: Du koordinierst die allgemeine Korrespondenz, bereitest Meetings vor und übernimmst das Kalender- und Terminmanagement. Dabei filterst, priorisiert und koordinierst du interne und externe Anfragen. Außerdem unterstützt Du bei der Planung und Koordinierung von Projekten.

Du bringst folgende Erfahrungen mit:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r.
• Du bringst idealerweise ein Fachabitur oder einen höheren Bildungsabschluss mit.
• Du verfügst über mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, z.B. eigenständige Führung eines Dezernats oder Partnerassistenz.
• Du beherrschst Office-Anwendungen sicher und hast Erfahrung mit Kanzleisoftware (z. B. DATEV Anwalt, RA-MICRO - wir unterstützen dich bei der Einarbeitung in unsere spezielle Software)
• Du hast optimalerweise Kenntnisse in Google Workspace, Projektmanagement-Tools wie Asana und Messenger-Diensten wie Slack.
• Du kommunizierst fließend auf Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse (mindestens B2).

Das sind Charakterzüge, die Dich beschreiben:

• Du zeigst Eigeninitiative und gehst Aufgaben proaktiv an, bevor sie zu Herausforderungen werden.
• Du bist selbstreflektiert und hast stets den Anspruch, dich kontinuierlich weiterzuentwickeln, sowohl fachlich als auch persönlich.
• In stressigen Situationen behältst du einen klaren Kopf, reagierst besonnen und meisterst auch komplexe Aufgaben souverän.
• Deine Neugier und Flexibilität motivieren dich, ständig neue Lösungsansätze zu finden und dich an wechselnde Anforderungen anzupassen.
• Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und trägst entscheidend dazu bei, dass das Team erfolgreich arbeitet.

Darauf kannst du dich freuen:

• Flexible Arbeitszeiten in einem Remote-first Unternehmen (innerhalb Deutschlands).
• Unbegrenzter Zugriff auf topaktuelle Kurse zu Tech, Business, Leadership und mentalem/körperlichem Wohlbefinden durch deinen Udemy Account.
• Topnotch Equipment, welches wir über Grover mieten und ganz bequem zu dir nach Hause liefern lassen.
• Einen satten Rabatt von 40% auf unser ganzes Sortiment im Shop.
• 30 Tage Urlaub + die Möglichkeit, bis zu 10 Tage unbezahlten Urlaub zu nehmen – denn manchmal braucht man eine kleine Auszeit.
• Eine betriebliche Krankenversicherung, die eine Erstattung von Zusatzleistungen im Wert von 600 Euro pro Jahr umfasst (z.B. für Sehhilfen, Zahnreinigung etc.).
• Nach bestandener Probezeit bieten wir dir eine betriebliche Altersvorsorge mit einem jährlichen Zuschuss von mindestens 600 Euro an. Und jetzt kommt’s: Solltest du zusätzlich dazu selbst in die Vorsorge einzahlen, gibt’s nochmal 20 % obendrauf.
• Wir wollen ja nicht angeben, aber wir finden, unser Kununu-Score kann sich sehen lassen. Wir lieben es, dass unsere Mitarbeitenden so happy bei uns sind und finden, das kann man auch teilen!

Yay! Du hast es bis hierher geschafft!

Wenn du jetzt immer noch liest, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass wir ein Match sind!

Eine Sache liegt uns aber noch auf dem Herzen:

Trau dich, besonders, wenn du einer unterrepräsentierten Bevölkerungsgruppe angehörst. Auch wenn du nicht überall einen Haken setzen kannst, möchten wir dich ermutigen, dich trotzdem zu bewerben. Wir glauben, dass eine bunte Vielfalt von Perspektiven und Erfahrungen ein Team stärker macht - und je stärker unser Team ist, desto besser erreichen wir unsere Mission, Menschen zu mehr Energie im Alltag zu verhelfen.